Teiloutsourcing bedeutet nichts anderes als Teile des eigenen Business’ an einen externen spezialisierten Partner auszulagern. Auf diese Weise werden in der Industrie schon seit Jahren Kosten in der Produktion und der Entwicklung erfolgreich gesenkt. Aber auch HR kommt zunehmend auf den Geschmack des Teiloutsourcings.
Was umfasst Outsourcing im HR-Bereich? Welche Leistungen können abgedeckt werden?
War Outsourcing lange Zeit eher ein Thema, das in der Industrie eine gewichtige Rolle spielte, wo zum Beispiel Zulieferbetriebe große Teile der Fertigung übernehmen, kommt das Thema zunehmend auch im Human Resources Management an. Denken wir nur an Headhunter, die im Auftrag von Firmen nach passenden Kandidaten suchen. Diese Praxis ist seit Jahrzehnten weit verbreitet.
Dabei besteht ein großer Unterschied zwischen Voll- und Teil-Outsourcing. Von “Volloutsourcing” ist immer dann die Rede, wenn zum Beispiel ganze Abteilungen oder Geschäftsbereiche an externe Dienstleister ausgelagert werden. Teil-Outsourcing bezeichnet hingegen die Auslagerung von Teilaufgaben innerhalb eines Geschäftsbereichs.
Was sind die Vor- und Nachteile der jeweiligen Outsourcing-Art?
Personalverantwortliche profitieren bereits spürbar von der Teilauslagerung bestimmter Prozesse. Meist werden zeitintensive repetitive Aufgaben von einem Dienstleister übernommen, während sich die Fachabteilungen eines Unternehmens stärker auf ihr strategisches Kerngeschäft konzentrieren und so eine deutlich bessere Performance erzielen können.
Teiloutsourcing gewinnt gerade jetzt für HR zunehmend an Bedeutung. In Zeiten, in denen sich u. a. durch die Corona-Pandemie Arbeitsweisen, -prozesse und die Infrastruktur im Eiltempo verändern, muss stärker denn je strategisch gedacht und agiert werden. Personalverantwortliche brauchen jetzt die Möglichkeit, sich fokussiert um die Weiterentwicklung ihrer Organisation zu kümmern statt zeitraubende Prozesse zu steuern. Mitarbeiter und Teams müssen auf eine Welt vorbereitet werden, in der die Remote-Arbeit dominiert. Dazu muss nicht nur die richtige Technik bzw. Software angeschafft werden, es bedarf auch neuer Workflows und Möglichkeiten der Zusammenarbeit.
Teiloutsourcen können Unternehmen dafür beispielsweise die Bereiche Bewerbermanagement und Recruiting, Talentmanagement, Lohnabrechnung, Personalverwaltungsaufgaben wie die Anmeldung bei der Renten- und Sozialversicherungsstelle, die Personalkostenplanung oder die Zeiterfassung.
Beispiel Payroll-Teiloutsourcing
Aber wie läuft ein solches Teiloutsourcing konkret ab? Im Bereich der Payroll rechnen Unternehmen ihre Löhne und Gehälter zum Beispiel weiterhin selbst ab, geben aber die Teile ihrer Prozesse, die sie zeitlich am meisten blockieren, an einen externen Partner ab – das Meldewesen oder das Couvertieren und Versenden fertiger Gehaltsnachweise etwa.
Unternehmen übermitteln dazu ihre Abrechnungsdaten über eine sichere, datenschutz-konforme Verbindung an den Dienstleister. Dessen Service-Team erledigt anschließend zuverlässig die anstehenden To Dos. Mit dem Teil-Outsourcing der Payroll sind mit dem richtigen Kontakt nicht nur effizientere Prozesse gewährleistet. Sie sind darüber hinaus auch sehr kosteneffizient, denn verrechnet wird pro Mitarbeiter. Das gewährt Unternehmen eine volle Kostenkontrolle ohne teure Fixkosten. Und dank des Wegfalls zeitintensiver Aufgaben hat HR nun endlich die Hände frei, um sich um die brennenden Themen zu kümmern, die gerade anstehen.
Nicht nur wegen dieser spürbaren Entlastung kommen immer mehr Unternehmen auf den Geschmack des Teil- oder Voll-Outsourcings ihrer HR-Prozesse. Laut einer aktuellen Studie der IDG Research Services in Zusammenarbeit mit dem Personal- und Projektdienstleister Allgeier Experts gibt es noch viele weitere Vorteile, die für das Outsourcing sprechen.
Pro Outsourcing im Human Resources sprechen:
- eine höhere Stabilität im Betrieb (19,7 Prozent)
- bessere Servicequalität (19,1 Prozent)
- ein Plus an Agilität (18,6 Prozent)
- der Zugewinn an personeller Flexibilität (17,5 Prozent)
Was hat Teiloutsourcing mit der Cloud zu tun?
Wie in dem Payroll-Beispiel handelt es sich bei vielen teiloutgesourcten Dienstleistungen um digitale Services. Hier kommt die Cloud in Spiel. Die entsprechenden Business-Anwendungen und Daten werden zentral und datenschutz-konform in einer Cloud in einem zertifizierten Rechenzentrum gehostet. Anwender brauchen sich somit nicht um Updates zu kümmern und können jederzeit und ortsunabhängig auf alle Daten zugreifen. Der heute dringend benötigte Remote-Zugriff wird durch eine Cloud also deutlich vereinfacht und sicherer.
Allerdings gibt es bestimmte Faktoren, die bei der Auslagerung von HR-Prozesse zu beachten sind:
- Unternehmen sollten zunächst die eigenen Abläufe und Prozesse genau unter die Lupe nehmen und eruieren, welche wiederkehrenden Aufgaben die meisten Outsourcing-Potenziale bieten.
- Lagert ein Unternehmen Teile seiner Lohn- und Gehaltsabrechnung aus, sollte es auf einen spezialisierten Kontakt zurückgreifen, dessen Spezialwissen und Kompetenzen zur Verbesserung der Service- oder Leistungsqualität beitragen.
- Unternehmen sollten außerdem sicherstellen, dass der Dienstleister Neuerungen wie Gesetzesänderungen im Steuerrecht automatisch berücksichtigt.
- Übernimmt der Anbieter die Verantwortung für ausgewählte HR-Prozesse, trägt er auch das Risiko (Risikoverlagerung).
Sind diese Punkte erfüllt, läuft das Teil-Outsourcing reibungslos ab und bringt maximalen Mehrwert.